Les clés de la réussite de vos événements

Les événements les plus réussis sont aussi ceux qui ont été le mieux maîtrisés.

Voici 7 conseils incontournables pour assurer des rencontres BtoB de qualité.

1. Recrutement du public visé

Élaborer la liste des envois d’invitations nécessite de garder en tête le taux de no show, c’est-à-dire la proportion d’inscrits qui ne se rendent pas à l’événement. Si ce taux était d’environ 35% avant Covid, celui-ci avoisine désormais les 50%. Pour cela, il est intéressant de prévoir des sas de validation (confirmations suite à une inscription pour bien valider celle-ci) ainsi qu’une captation vidéo pour permettre aux absents d’accéder au replay.

2. Porter un soin particulier à la communication

Le branding autour d’un événement participe à son attractivité, et encore plus concernant les événements digitaux. Une charte graphique soignée et identifiable est donc un atout.

3. Miser sur des interventions externes

Que ce soit un événement programmé pour vos clients, prospects, partenaires, la prise de parole d’un intervenant externe à votre organisation est toujours la bienvenue, quel que soit le format de l’event. Expert, personnalité, influenceur, sportif de haut niveau, blogueur,… La liste des profils sollicités se démocratise. Ces interventions peuvent aussi se présenter sous format vidéo.

N’hésitez pas à jouer sur le côté décalé, inattendu et surprenant de cette intervention. Prévoir des moments d’interaction Prendre le risque (minime) de faire participer les gens, et ce même à distance, est une stratégie payante.

4. Prévoir des moments d’interaction

Prendre le risque (minime) de faire participer les gens, et ce même à distance, est une stratégie payante. Cela va rythmer votre événement, et capter l’attention des participants sur la durée. Quizs, nuages de mots, sessions de questions/réponses, sondages en direct… Les modalités sont multiples.

Recourir à un modérateur est toujours un plus, notamment pour les événements digitaux en direct.

5. Penser aux formats hybrides

 Le choix entre digital et présentiel est parfois cornélien. Avez-vous pensé au format hybride, couplant les deux ? Il est particulièrement intéressant, car il permet de faire accéder à votre événement à plusieurs typologies de participants, de cibler des invités VIP qui viendront sur place, ou encore d’ouvrir la rencontre aux participants éloignés géographiquement.

6. Utiliser une plateforme

Le recours à une plateforme événementielle dédiée aux professionnels s’avère précieux, dans la gestion des inscriptions, la limitation des jauges pour les rendez-vous en présentiel, etc.

7. Assurer la technique

Que ce soit pour les événements digitaux, ou pour la prise de vidéo et/ou de son lors d’un événement en présentiel, cela nécessite beaucoup de technique. Qualité de l’image, représentativité du plateau et de l’auditoire,…

Il faut anticiper. Il est préférable de miser sur plusieurs caméras et micros, qui permettent d’apporter une certaine dynamique au niveau des différents plans obtenus.

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